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预算人员和采购政策的一般准则

预算人员负责,以确保通过部门所发生的一切的采购按照学院的采购政策和做法制成。因此,所有的预算官员和其他部门员工参与采购应该熟悉本政策规定的准则。这些政策涵盖欧冠足球官网比分(即经营预算,拨款,赋予基金进行购买,等等)作出的所有购买。

目录

一世。一般准则

II。付款方式

III。采购政策

一世。一般准则

预算监督

预算官员预计将监控各自的广告预算。这是有关人员的责任,定期在网上审查其部门预算报告通过webadvisor的预算官员部分。其他问题,应直接向助理控制器。

如果您希望允许通过webadvisor您应该发送电子邮件至助理控制器其他人访问您的帐户部门。一经签收,助理控制器会给这个人进入指定账户。 请注意: 另一个人给你webadvisor密码将允许人看到webadvisor-不仅仅是你的部门帐户的所有个人信息。因为这个原因,共享密码是强烈反对。

预算人员需要填写他们的年度预算请求。控制器和CFO /出纳员触点预算人员每11月或12的指令和必要的表格。年度预算审查周期之外经营预算任何更改都需要由相应的高级官员和总统的批准。

资本要求提高

年度预算请求周期包括预算人员对资本要求提高资金的过程。有三个委员会,审查和批准的资本要求:

  1. 学术设备: 设备指令和学术课程的要求和改进审议并批准了由预算,薪酬和福利委员会的建议。
  2. 电脑和打印机: 新增或更新的计算机和打印机的请求被计算委员会审查。
  3. 管理项目: 对于非教学学术或行政资本项目请求由总统和高级管理人员审阅。超过$ 25,000个请求需要通过董事会的批准。

每个这些评论发生在春季。预算官员在六月就其关于即将到来的财年申请的审批控制器和CFO /财务主管或副总裁的管理和规划的通知。

II。付款方式

检查要求

正确的文件(详细 原始收据),并签名通过适当的预算官员必须陪同所有检查请求的形式。访问的形式,去 //mylyco.lycoming.edu/offices/businessoffice/forms/check%20request%20form.pdf。报销预算人员的任何检查请求必须由相应的行政内阁官员签署。因为有这样的请求3-5天的周转,请相应的计划。检查每星期二和星期四早上常规处理。手动检查强烈气馁并且由控制器或辅助控制器必须被预先批准。

有效的2012年7月16日,全体员工报销将被处理,并通过直接存款支付给员工的工资各自的银行账户。为员工报销的直接存款将被处理和支付 每个星期的星期四 (用时的付款将在下一个工作日节假日或大学关闭的除外)的信息,包括所有适当的文件和批准必须在星期五中午12:00接受,以留出时间进行处理。

直接政策法案

每当一个部门有隔夜住宿必须由对其中一个客人,该部门应与总统的办公室,询问丰富的大厅间套房的可用性。如果客人套房不可用,学院建立了安排与当地的一些酒店直接账单学院(仅住宿)。直接票据表格可在网络上(见下面的酒店链接)。请求保留,该部门只需要填写表格的全文,并转发给账户在商务办公中支付协调员。该请求将被批准,传真至酒店,电子邮件将被发送给请求者,提供一个确认号码。如果保留需要被取消,请求部门负责与酒店联系,以确认号码,并取消预订。在那个时候,酒店将提供与应该被转发到应付账款协调员在商务办公文件,包括取消号码的请求。

对卡(大专采购卡)

高校参与摩根大通的采购卡(采购卡)计划。在采购卡的外观和行为就像一个普通的信用卡;然而,优于信用卡,因为作为限制的类型/交易量可以实现。这一计划包括一个在线报告工具,允许持卡人和上司访问事务安全在互联网上。在采购卡取代了一揽子采购订单的需求以及其他一些常规的采购订单。大多数部门都使用通过各自的部门秘书一个采购卡的;如果采购卡不可用占你应付协调员可以订购的物品。部门鼓励使用pcards。

pcards发行主要是为了谁经常出差的商务学院在他们的工作范围规定的员工。根据需要pcards也会发送给其他员工。如果预算官员觉得有一个采购卡的持续需求,他/她应与会计人员在商务办公。经批准后,计划管理人将请求卡。所有持卡人必须参加培训,接受采购卡,并都受到了欧冠足球官网比分采购卡指南(培训结束时分发)中列出的各项政策。对于有关采购卡计划的问题,请与工作人员联系会计,分机号。 4030。

小额现金

商务办公维持意外和小元(低于$ 50)关系到你的部门的操作购买贷款或偿还小额现金基金。两个进步和报销,发票必须提交到商家处(在收到提前5个工作日)。通过部门预算官员书面批准要求在提前或报销的时间。零用金进步并不意味着是一检查请求和小额现金并不意味着是一个应急基金取代。只有一个小预借现金可以在任何给定的时间员工是优秀的。

订单

采购订单对各种商品和服务的购买之前是必需的。采购订单拖累基金对部门预算线,可实现更准确,更目前的预算监督。采购订单也到外部供应商提供授权的货物或服务交付给订货部门。最后,使用采购订单提供必要的会计线索,通过接收货物和服务,付款发票的更有效地跟踪订单。

采购订单被推荐用于以下项目:

  • 在预算程序批准的设备
  • nonbudgeted /批设备采购
  • 日常维修办公设备
  • 办公用品
  • 会员资格
  • 订阅

采购订单不应该被用于以下项目:

  • 非例行维修办公设备
  • 预支旅费
  • 员工的进步
  • 用欧冠足球官网比分采购卡(采购卡)购买的物品。

用于购买个人自用物品

利用学院的采购体系,采购,物资或设备用于个人用途被严格禁止。

报销员工 - 直接存款

通过直接存款(ACH学分)雇员的银行,而不是发放应付账款检查员工报销。员工会自动开始接收由于他们全部报销​​通过直接存款2012年7月16日之后,以成其净工资沉积在同一银行帐户。有关如何注册,支付和支付的验证的时间可能会在找到更多信息 常见问题汇总.

III。采购政策

计算机硬件(包括外设)和软件

所有计算机的请求应在年度预算请求过程进行。这些请求进行审查,并通过联合电脑预算工作队,并提交给审批总统最终推荐购买优先。

次要软件请求由联合电脑预算工作队提供年度预算提交审查。在特殊情况下,其他购买可在年内由副院长/首席信息官特批资助,这些都通过电脑更换预算购买。

不允许购买低成本的打印机,因为大学政策规定下的IT服务只是预算购买集中,网络打印机。

每年,它服务的问题包括在一揽子预算说明购买电脑及相关设备的过程中的信件。查看当年的信件副本,请访问: //mylyco.lycoming.edu/offices/its/procedures/annualitbudgetletter20122013.pdf.

计算机硬件和软件的采购应当遵循学院的政策规定,购买是否使用经营预算资金,补助资金,赋予基金等制成

咨询费用和承包服务

所有付费咨询安排是考虑合同,必须通过以下任一学院的员工签署:总裁,副总裁的规划和管理,控制器和CFO /财务主管,或者辅助控制器。在任何情况下应该咨询等在其他行项目可用资金支付。在“顾问”的预算线(#55102)应在正规预算过程请求此类合同安排资金时使用。

合同/拨款申请

总统,用于管理和规划,控制和CFO /财务主管,或决定董事会助理控制器副总裁:所有合同和拨款申请应通过以下任一学院的员工签署。

部门成员

对会员的要求应该与你的年度预算包“成员”预算线(#51005)中提交。学院将支付合理的部门成员;然而,个人会员(例如AAA,山姆会员店,专业组织等)将不具有大专以上的资金购买。

Departmental Parties, Gifts of Appreciation & Related Purchases

成本的工作人员方的,无论是在校内还是校外,以及相关的礼物是不是大学部门预算授权的开支。 (例子包括但不限于:节日聚会,退休欢送会,行政助理的一天庆祝和礼物,为学生工人党和礼品和应届毕业生,新员工欢迎篮等)

设备(非计算机)和办公家具采购

对于购买非电脑设备移动的准则如下:

主要设备 - 可移动的设备和家具用单位成本(包括运费,税费等)的$ 2,500.00以上,具有两年或两年以上使用寿命被认为是主要设备(帐户XX-XXXXXX-69010),并且必须予以资本化,折旧以及被分配一个固定的资产编号。

小型设备 - 可移动的设备和家具的$ 200.00至$ 2,499.99单位成本(包括运费,税费等)被认为是小型设备(帐户XX-XXXXXX-51010),将被分配一个固定的资产编号。

  • 办公家具 - 所有的办公家具采购应通过营业厅进行协调,以保证最佳的价格,信誉良好的供应商等多项家具的选择和配置所有的学术和行政部门已预先选定和认可。所有的办公家具必须由财务主管的批准,并通过应付账款协调员购买。对于有关批准办公家具上市,包括尺寸,配置和价格信息,请联系应付账款协调员。办公家具不被认为是供应和不应该被记入供应帐户。

Requests for movable equipment and office furniture should be included with the submission of your annual budget package. Such requests are then reviewed, 先itized, and approved/disapproved by the President and his administrative cabinet (administrative department equipment and all office furniture requests) and BS&B Committee (academic department equipment requests) during the budget process using dollars allocated for non-computer equipment only and office furniture.

对于非电脑设备和办公家具意料之外的需求,在这一年发生的应提交您的管理内阁官员。

电子设备:为$ 200以下项目

传真机: 新的传真机是在年度预算过程中被要求与相关电话线安装和每月的使用费一起。批准的传真机将在电信的预算费用化(以及他们的更换和维修),而电话线的安装和月费将在用户部门的预算支出。

答录机: 答录机无权购买。学院还设立一个集中的语音邮件系统。

智能手机和其他手持设备 - 学院提供一台电脑和相关办公软件每个员工。因为智能手机和其他手持设备通常需要定期更换最喜欢的电子设备,它们通常被认为是一个人的个人购买偏好,因此,需要用个人资金购买。只在有限的情况下,将采购从大学基金做出了谁做广泛的旅行或需要大量课堂上使用的个人。看到 手机报销政策 欲获得更多信息。

大学系统与许多个人手持设备(见 //www.neonblonderunner.com/its/knowledge-base/mobile-email.aspx)。它的服务将基于我们的网站上找到的说明给您的手机配置的基本支持。任何进一步将需要相应的供应商特定的支持。

媒体服务部购买和维护的电子设备(电视,录像机,DVD播放机,投影仪,数码相机,便携式摄像机等)

每一个应该努力当有需要时联系媒体服务。媒体服务维护的各种媒体设备的清单。通过联系媒体服务,评估可以由你的部门的需要,建议在校园其他地方所请求的设备供您使用或交付到您所在的地区。 (为媒体加强教室的列表,请参阅 //www.neonblonderunner.com/its/media-technology/classrooms.aspx。如果购买被认为是必要的,并随后批准,媒体服务的预算将资助购买。)无论在哪里购买的资金是从(即经营预算,补助资金,赋予基金,俱乐部账户等)来的,所有采购必须遵守学院的采购政策。

数据投影机和其他电子设备 - 一些计算机设备搭配电子单元来执行可能不涉及电脑,在过去的专业功能。这些项目和媒体设备,如数据投影机,应在主要和次要活动的预算提交。数据投影机购买,并通过媒体服务共同维护。

电视/录像机 - 请求是在年度预算过程以小型移动设备提交。所有设备都必须通过媒体服务,以便清点维持和媒体服务修复。

相机,DVD播放器,摄像机等。 - 媒体项目的完整清单由媒体技术部门保持。对于这种项目的请求可在 //www.neonblonderunner.com/its/media-technology/resources.aspx.

它和媒体服务的借款政策 - 学院有笔记本电脑,投影仪等电子设备的数量有限,它经常使用的日常校园活动。对于校外合法使用包括大学相关的业务,如学术会议,演示文稿和其他活动。借款人或部门承担损坏或缺失的更换或维修的责任。它和媒体服务通常不能时间过长,比如一个学期休假或暑假提供设备。优先考虑支持在校园内的教师和员工的技术要求。软件许可仅在校园设备。要求为大专以上企业和科研频繁的移动计算员工鼓励请求笔记本电脑。

花为认可的场合

学院已制定关于购买鲜花某些场合认可准则(出生,获得井,死亡等)。所有申请必须提交给总统办公室进行审批和处理代表整个大学社区。为此目的而使用部门的资金被禁止。

住宿高校客人

每当一个部门有隔夜住宿必须由对其中一个客人,该部门应与总统的办公室,询问丰富的大厅间套房的可用性。如果客人套房不可用,学院建立了安排与当地的一些酒店直接账单学院(仅住宿)。直接票据表格可在网络上(见下面的酒店链接)。请求保留,该部门只需要填写表格的全文,并转发给账户在商务办公中支付协调员。该请求将被批准,传真至酒店,电子邮件将被发送给请求者,提供一个确认号码。如果保留需要被取消,请求部门负责与酒店联系,以确认号码,并取消预订。在那个时候,酒店将提供与应该被转发到应付账款协调员在商务办公文件,包括取消号码的请求。

对于未来的员工招聘成本

参与招聘的候选人费用,使用个人信用卡不鼓励。第一,它留下的可能性,财务费用的持卡人,如果报销未在充电后的30天内作出。其次,在空中旅行的情况下,在候选人姓名买票暴露在候选不显示该欧冠足球官网的大学风险。它,因此,优选候选人安排自己的旅行,它消除了大学吸收的机票成本的可能性,如果候选人是没有任何显示。大学当然会,他们抵达后在提交他们的机票发票/收据报销的候选人。

耗材

耗材(行项目XX-XXXXXX-51001)被定义为$ 200以下,无论其使用寿命或物品的使用不到一年的使用寿命,无论单位成本的单位成本项目。是用品的实例如下:

办公用品 - 商务办公可以协助通过外部供应商购置办公用品。供电部门的要求可以通过使用一个采购申请的形式提交给应付账款协调员。访问形式进入 //mylyco.lycoming.edu/offices/businessoffice/forms/purchase%20requisition%20form.pdf

只需填写表格,有它签署了预算官,并通过电子邮件在发送给应付账款协调员 bickel@lycoming.edu 或者通过校园邮件框#161。商务办公会下订单,每周一次,交付给委托部门每周一次(天数可能因工作人员的可用性而异)。

打印机色调剂盒 - 商务办公可以协助通过外部供应商收购的打印机碳粉盒。部门打印机碳粉请求可以通过使用墨粉申请单被提交到应付账款协调员。访问的形式,去 //mylyco.lycoming.edu/offices/businessoffice/forms/toner%20requistion.pdf。只需填写表格,已经由预算人员签署,并通过电子邮件的账户在支付协调员发送 bickel@lycoming.edu 或者通过校园邮件框#161。商务办公会下订单,每周一次,交付给委托部门每周一次(天可能因工作人员的可用性而异)。未使用的硒鼓返回强烈鼓励。应返还废弃硒鼓的回收利用应付账款协调员。

打印/复印纸 - 印刷服务产品和服务的完整列表可以在学院的网站上找到,在办公室,印刷服务,产品和服务。获得这些项目的任何,电子邮件(也可在大学的网站上发现,在办公室,印刷服务,联系我们)应该完成并提交给打印服务。截止请求是周五下午,随着订单处理,然后由建筑物和地面上周三交付。

所述“供给”线(XX-XXXXXX-51001)特别排除以下项目:

  • 办公家具 - 请参阅下面的次要装备部分办公家具的细节。

  • 电子设备 - 详情见下文的电子设备部分。

  • 小软件采购 - 用于软件采购的要求必须在年度预算过程(使用“计算机设备”的预算申请表)审核通过联合电脑预算工作小组提交。在特殊情况下,其他购买可能会在今年由副院长/首席信息官特批资助。所有已批准的软件采购与IT服务只是预算资金做。

  • 低成本打印机 - 购买低成本的打印机是 不允许 从大学政策规定下的IT服务只是预算采购集中化,网络打印机和计算机。请参阅下面的大学政策对于购买计算机硬件。

  • 激光打印机退款 - The College has developed a process which provides an automatic monthly chargeback to departments for the cost of all printing done via networked printers. Effective December 1, 2005, printing sent to black & white printers will continue to be charged back to the appropriate department at five (5) cents per page. Printing sent to color printers however will be charged back to the department at fifteen (15) cents per page.

  • 定制印刷 - 所有的自定义打印必须通过打印服务来完成。这包括工作,如信纸,信封,名片等任何异常必须由总统授权。

旅行

该学院的完整的有关政策,旅行,可以发现 //mylyco.lycoming.edu/offices/humanresources/pages/administrativestaffhandbook.aspx

而在大学商务或学生实地考察旅行,租用车辆建议。应该有一个意外,这是租赁,无论本地或出境的所有车辆,由大学保险。任何时候车辆租赁,保险卡应该从人力资源处获得。从汽车租赁公司附加险是没有必要的。人力资源办公室可以推荐汽车租赁公司最好的租赁价格为轿车和面包车。使用预先选定的企业的优势是可以安排交付制成,并拿起。

如果员工在大学商务旅行的过程中受伤,他们在工人的赔偿覆盖而不管位置如何。如果员工生病旅行时,员工的医疗保险将覆盖的疾病。

学生不是由大学保险计划覆盖。旅行时,就像他们时,他们在校园里做所有的学生都应该有自己的健康保险。

如果学生使用他/她自己的车辆运输学生实地考察,他/她的保险是主要内容。对于负责教员来验证学生的驾驶执照和汽车保险卡,以确保它们是有效的,目前它是非常重要的。

进行实地考察,学生脱扣释放形式,必须从人力资源办公室索取。对于有关实地考察的更多信息,请访问 //mylyco.lycoming.edu/offices/humanresources/documents/admin%20handbook%202011/field%20trips.pdf

学院已开发出所需的面包车培训课程的人,包括学生,负责驾驶一辆15座面包车。公共安全主任应联系到了需要进行任何训练。约面包车和要求的进一步信息,请访问 //www.neonblonderunner.com/public-safety/van-policy.aspx.

虽然员工都强烈建议使用租赁车辆,同时对大学生相关的业务,下面的速度应该被用来要求报销使用个人车辆时,租赁车辆是不实际的。对于企业使用私人汽车学院的利率为0.48 $每英里。

预支旅费

政策提前购买的差旅费与旅游学院

欧冠足球官网比分的采购政策要求员工使用某高校采购卡(P卡),以使与高校的业务联游提前购买(机票,酒店预订,会议登记等)。如果员工不能访问一所大学对卡,他们应该联系其部门主任秘书或在商务办公中的应付账款协调员寻求帮助。在许多情况下,这种提前购买将使员工和大学,以获得最低收购价。

谁选择使用他们的个人信用卡这种提前购买与大学企业联游的员工不会报销这些费用,直到发生跳闸后,应提交与支持收据一个报销差旅费的形式。

唯一例外的政策是当监管高级官员批准提前报销。必须获得书面许可 购买与个人信用卡。该书面同意必须与支撑收据,以获得先进的报销一起提交。

意外的项目

在财政年度期间发生的任何意外的预算需求,应直接向谁监督的部门的高级官员。